Verzuim en privacy: einde van het Eigen Regie model?

Naar aanleiding van nieuwe wetgeving, nieuwe jurisprudentie en recente onderzoeksrapporten heeft de Autoriteit Persoonsgegevens besloten de publicatie ‘De zieke werknemer en privacy’ van februari 2008 te herzien en te actualiseren. Op 21 april 2016 zijn deze beleidsregels gepubliceerd onder de titel: ‘De zieke werknemer’.  In die nieuwe beleidsregels staat één zin die het fundament onder het Eigen Regiemodel onderuit haalt. Ik ben geen jurist, maar toch denk ik dat de Autoriteit Persoonsgegevens zich hier ernstig vergist. Strikte naleving van deze nieuwe beleidsregels leidt tot enorme medicalisering, kostenverhoging en een onnodige toename aan uitwisseling van medische gegevens.

Achtergrond: de verzuimmelding

Medewerkers die niet in staat zijn door ziekte hun werkzaamheden te verrichten, hebben recht op een goede ondersteuning die bijdraagt aan herstel en hervatting van arbeid (re-integratie). Voor werkgevers is het daarbij van belang om over de juiste informatie te beschikken, zodat ze de verzuimende werknemers adequaat kunnen begeleiden. Ook hebben ze informatie nodig om te beoordelen of ze de verzuimende medewerker hun loon moeten doorbetalen.

Tegelijk hebben werknemers recht op privacy. Het is daarom wettelijk niet toegestaan voor werkgevers om te informeren naar de aard en oorzaak van de ziekte van hun werknemers. Alleen de arbodienst of bedrijfsarts mag deze medische gegevens verwerken. Uit de Wet bescherming persoonsgegevens vloeit voort dat de werkgever zich bij de verzuimmelding moet beperken tot de gegevens die noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, om een wettelijke verplichting na te komen dan wel voor de bedrijfsvoering.

Wanneer een werknemer zich ‘ziek meldt’ mag een werkgever de volgende gegevens over zijn gezondheid vragen en registreren:

  • het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
  • de vermoedelijke duur van het verzuim;
  • de lopende afspraken en werkzaamheden;
  • of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt);
  • of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
  • of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).

Citaat: “de werkgever mag in principe geen andere gegevens over de gezondheid verwerken dan de hierboven genoemde gegevens. Ook niet met toestemming van de werknemer. Gelet op de gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer kan een werknemer zich namelijk gedwongen voelen toestemming te verlenen, zodat geen sprake is van een ‘vrije’ wilsuiting. Alleen wanneer een werknemer een ziekte heeft waarbij het noodzakelijk kan zijn dat directe collega’s in geval van nood weten hoe te handelen (bijvoorbeeld bij epilepsie of suikerziekte), mag de werkgever de vrijwillig door de werknemer verstrekte gegevens over zijn ziekte registreren” (rapport  blz 4.)

Waar zit de spanning?

Bij een verzuimmelding en tijdens de re-integratie mag de werkgever dus een beperkt aantal vragen stellen aan de werknemer. Dit is ook nodig omdat de werkgever wettelijk verplicht is de voortgang bij te houden van de begeleiding die (tijdens de periode van arbeidsongeschiktheid) wordt gegeven teneinde herstel van de werknemer en hervatting van de arbeid  te bevorderen. De werkgever mag bij de ziekmelding niet vragen naar de aard en/of de oorzaak van de ziekte van de werknemer. Citaat: Ook mag hij niet zelf vragen naar de beperkingen en mogelijkheden van de werknemer (rapport blz. 19). En met deze ene zin gaat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) mijns inziens te krap door de bocht.

In het rapport wordt bij bovenstaand citaat een uitspraak van de Rechtbank in Rotterdam aangehaald (ECLI:NL:RBAMS:2014:564). In die zaak oordeelt de kantonrechter: “de werknemer hoeft geen medische informatie aan zijn werkgever te verstrekken, doch slechts die informatie die nodig is om een plan van aanpak op te kunnen stellen”. Er is dus wel degelijk informatie nodig om te bepalen welke mogelijkheden en welke beperkingen er zijn! En dat kan heel goed, zonder daarbij te spreken over medisch inhoudelijke kwesties (“Welke mogelijkheden heb je om te werken?”, “Wat heb je daarvoor nodig?”, “Hoe kan ik je daar bij helpen?”).

NB Vaak is het zelfs zo dat tijdens de verzuimmelding de medewerker nog niet tot in detail de medisch inhoudelijke feiten kent (wel de beperkingen om te werken!). En beschikken de meeste leidinggevenden niet over voldoende kennis en inzicht om medisch inhoudelijke feiten te kunnen duiden. En gelukkig is dat ook helemaal niet nodig.

Wat veroorzaakt dan de kramp?

Ik vind het terecht dat de Autoriteit Persoonsgegevens scherp toeziet zodat de privacy van werknemers wordt beschermd. Maar het is onterecht te veronderstellen dat het vragen naar belemmeringen om te werken gelijk staat aan het verstrekken van medische informatie. Als je (mijns inziens ten onrechte!) doet alsof dat wel zo is, kan de werkgever het inschatten van mogelijkheden alleen nog maar overlaten aan de bedrijfsarts. Dat betekent dat in de eerste dagen van verzuim alle begeleiding door de werkgever beperkt blijft tot algemene steun (‘Beterschap!!’). En dat in alle twijfelgevallen de bedrijfsarts wordt ingeschakeld voor advies over resterende mogelijkheden voor passend werk. Dat is om meerdere redenen zeer ongewenst:

  • Het leidt tot medicalisering van verzuim: in het merendeel van de verzuimmeldingen is er op het moment van de melding nog geen zekerheid of er sprake is van een ziekte. Maar bij iedere verzuimmelding is er bij de medewerker wel de zekerheid dat er een te grote belemmering is om te werken op de reguliere manier. Medewerker en leidinggevende hebben dat probleem (nog) niet op de gewone manier kunnen oplossen zodat verzuim op dat moment voor de medewerker de beste oplossing lijkt. Het is belangrijk dat ze samen op zoek gaan naar oplossingen en (tijdelijk) passend werk. En als niet de aanwezigheid van ziekte bepalend is voor verzuim, maar de ervaren belemmering om te werken, is het erg onlogisch en ineffectief om de bedrijfsarts in te schakelen als adviseur voor de oplossing. Want die weet doorgaans weinig van oplossingsmogelijkheden in het werk. De medewerker en leidinggevende weten daar veel meer van.
  • Het leidt tot slechtere re-integratie, langduriger verzuim en minder gezonde medewerkers: medewerkers die op een normale manier plezier en zingeving ontlenen aan hun werk, zijn gebaat bij werk dat bij hun mogelijkheden en wensen aansluit. Dat draagt bij aan welbevinden, welzijn en komt ten goede aan hun gezondheid. Werk draagt dus bij aan behoud van gezondheid. Wanneer tijdens de start van het verzuim de samenwerking tussen medewerker en leidinggevende echter noodzakelijkerwijs wordt belemmerd doordat externe deskundigen zich steeds moeten bemoeien met de inschatting van beperkingen en mogelijkheden, leidt dat tot vertraging van re-integratie. De verschillende partijen wachten op elkaar (‘eerst het advies van de bedrijfsarts afwachten’). en dat leidt tot verlenging van verzuim. En hoe langer werkhervatting wordt uitgesteld, hoe langer het duurt voordat de positieve bijdrage van werk aan gezondheid, welzijn en welbevinden wordt gerealiseerd. Voorwaarde is wel dat het werk aansluit bij de mogelijkheden van de medewerker (op dat moment). 
  • Het leidt tot meer uitwisseling van medische informatie: allerlei arbodiensten en verzuimbureaus zullen nu de markt overspoelen met slimme software tools die direct na de verzuimmelding de medewerker (namens de bedrijfsarts) vragen allerlei gezondheidsvragen online te beantwoorden. Op grond van die antwoorden en slimme algoritmes (?) schat de arbodienst dan in wanneer de begeleiding door de bedrijfsarts effectief is. Natuurlijk worden die tools getoetst aan de privacyrichtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens, maar het zal zeker leiden tot extra informatie-uitwisseling van medische gegevens.
  • Het leidt tot meer kosten voor de organisatie: niet alleen de verlenging van verzuim leidt tot stijging van kosten, ook de extra en vaak onnodige inschakeling van bedrijfsartsen kost veel geld. Als iedere verzuimmelding binnen enkele dagen door een arbodienst of bedrijfsarts moet worden beoordeeld leidt dit tot een enorme toename van spreekuurcontacten en telefonische consulten. Aangezien het aantal bedrijfsartsen schaars is, zoeken arbodiensten de oplossing in verzuimconsulenten, verzuimcoaches of praktijkondersteuners om de grote hoeveelheid (telefonische) contacten af te handelen. Terwijl het veel effectiever is om deze deskundigen alleen in te schakelen in die situaties waarin medewerker en leidinggevende onzeker zijn over de te nemen maatregelen in de re-integratie. Samen vragen ze dan advies: ze leggen hun ideeën of plan voor en benoemen waarover ze meer duidelijkheid of zekerheid wensen. 

Tot Slot

De AP is verstrikt geraakt in het medisch denkmodel. Alsof het ziekteproces en het (werk)verzuimproces identiek zijn en gelijktijdig verlopen. En alsof het gesprek tijdens verzuim dus over de ziekte zou moeten gaan. Zie ook Anders denken: het belang van taal bij verzuim voor meer uitleg hierover.

Ik heb stille hoop dat de AP (met de door mij aangehaalde zin) de bedoelt dat de werkgever niet in medische of gezondheidskundige zin mag vragen naar de beperkingen en mogelijkheden (“hoe erg is de pijn op een schaal van 1-10?”, “straalt de pijn ook uit naar de benen?”, “heeft u de medicijnen geslikt?” etc.). Met dergelijke vragen plaatst een werkgever zich in de positie van een behandelaar en komt de privacy van de werknemer in het geding. Dat zou niet goed zijn. Met die bedoeling is niets mis. 

Maar het is onzinnig te veronderstellen dat je niet mag informeren naar mogelijkheden en belemmeringen om je werk uit te voeren. Als leidinggevende en medewerker is dat altijd onderwerp van gesprek (‘lukt het?’, ‘krijg je het werk gedaan?’, ‘hoe kan ik je helpen?’ ). Het zou wel heel erg vreemd zijn wanneer dat gesprek plotseling onwettig wordt wanneer er een verzuimmelding is gedaan! 

Er is geen enkele reden om het Eigen Regie-model op de helling te zetten. Maar de opstelling van de AP versterkt de noodzaak en motivatie om die werkwijze heel goed, degelijk en fatsoenlijk uit te voeren. En de betrokken leidinggevenden (en medewerkers) daarin te helpen. Want de medewerker en de leidinggevende verdienen beide goede en effectieve ondersteuning wanneer ze terecht zijn gekomen in de lastige situatie van (dreigend) verzuim of problematische inzetbaarheid.