Early warning: een buienradar en een KPI

Verzuim komt in alle organisaties voor. Het handelen van leidinggevende en medewerker bij verzuim wordt doorgaans beschreven in een verzuimprotocol. Op grond van wettelijke regelingen (Wet Verbetering Poortwachter)  worden dan ook afspraken gemaakt over re-integratieplannen, probleemanalyses en dergelijke.

Verzuimcijfers zijn te beschouwen als de resultaten van oplossingen van gisteren.  Rapporteren aan de hand van verzuimcijfers is te vergelijken met het sturen door te kijken in de achteruitkijkspiegel. Wat achter ons ligt is relevant wanneer het ons helpt te begrijpen wat ons staat te wachten. Wat betekent dat verzuim nu voor de organisatie van morgen? Waar dreigen productieprocessen te worden verstoord door te geringe bezetting? Waar is de kans op uitval hoog? Waar is een ruimere bezetting of vervanging noodzakelijk? Waar moeten processen worden versterkt ?

Het is mogelijk het verzuim in de naaste toekomst te voorspellen (en dus tijdig in te grijpen!) met behulp van enkele simpele gegevens die in iedere organisatie (klein en groot) beschikbaar zijn. Deze systematiek is door mij ontwikkeld en werkt tweeledig: als buienradar en als rapportcijfer over de kwaliteit van re-integratieprocessen.

Hoe werkt het?

Directie en management ontvangen wekelijks een grafiek waarin direct zichtbaar is waar effectief wordt gestuurd op de inzetbaarheid en bij welke afdelingen dat niet effectief gebeurt. De uitkomsten van die sturing wordt voor de komende weken voorspeld, zodat er nog tijd genoeg is om in te grijpen!

Leidinggevenden die effectief sturen op inzetbaarheid zien dat effect dus in deze cijfers terug; de progressie is zichtbaar! Leidinggevenden die niet effectief sturen, zien welke gevolgen dat de komende weken gaat hebben: de voorspellende kracht werkt dus als buienradar.

Onderstaande afbeelding is een weergave van de wekelijks opgestelde “early warning”, zoals opgesteld voor o.a. een grote financiële instelling, een spoorwegbedrijf en een fabriek. Op basis van de proceskwaliteit in het verleden, en op basis van de huidige verdeling van verzuimgevallen, kan worden voorspeld of en wanneer in de naaste toekomst het verzuim zal toenemen. Afdelingen met een goede procesbeheersing en een goede sturing op inzetbaarheid, hebben een succespercentage dicht in de buurt van de targetlijn. Zowel bij kortdurende verzuimgevallen als bij langdurende verzuimgevallen scoren ze wekelijks een goede re-integratie. Na een griepgolf volgt natuurlijk ook bij deze onderdelen een piek in het aantal verzuimmeldingen, maar daarna volgt er geen (of slechts een beperkte) stijging van het middellange verzuim. Wanneer dat wel het geval is duidt het vaak op een matige of slechte procesbeheersing.

In deze organisatie is inmiddels de inzetbaarheid fors verbeterd door het implementeren van “sturen op inzetbaarheid”, het verzuimpercentage is van ruim 6% gedaald onder 3,5% en daalt nog verder.

early warning